1. Cine răspunde de datele tale
Operatorul datelor este ELI-SAMI-TECH S.R.L., CUI 52120263, J2025050145008, București, Sector 4, Str. Principatele Unite nr. 38-40, parter, bl. 18, ap. 3(R2). Pentru orice întrebare despre datele tale ne scrii la contact@hikolega.com.
2. Ce date avem
- Contul: adresa de email și, dacă intri cu Google, numele din contul Google.
- Numele pe care ni-l dai la acord. Îl folosim ca să-l acoperim pe document.
- Paginile documentului, după acoperire. Originalul neacoperit nu se păstrează.
- Ce am citit din document (sume, perioade, numele firmei), răspunsurile tale la întrebări și rezultatul verificării.
- Plățile: ce ai cumpărat, cât și când. Datele cardului ajung doar la Stripe.
- Mesajele pe care ni le scrii la «Scrie-ne».
- Un jurnal de acces: când un om din echipă a deschis un mesaj al tău și când ai cerut tu exportul, ștergerea sau retragerea acordului.
3. Ce acoperim înainte de orice
Înainte ca paginile să fie salvate și înainte ca AI-ul să le vadă, acoperim cu negru numerele personale (CPR, BSN, henkilötunnus, CNP), IBAN-ul, numele tău și adresa ta. Tu vezi pe ecran ce am acoperit și poți acoperi în plus, cu degetul. Dacă nu suntem siguri că am acoperit tot, oprim verificarea.
4. Datele sensibile
Un fluturaș poate arăta că ești membru de sindicat (o cotizație) sau că ai fost bolnav (zile de boală). Acestea sunt date sensibile (art. 9 din GDPR). Le prelucrăm doar cu acordul tău explicit, dat separat, printr-o bifă, înainte de prima încărcare, și doar ca să-ți explicăm documentul.
5. De ce le folosim și pe ce temei
- Ca să citim, să verificăm și să-ți explicăm documentul: acordul tău (art. 6 alin. (1) lit. a) și art. 9 alin. (2) lit. a) din GDPR).
- Ca să-ți ținem contul, să încasăm plata și să-ți răspundem la mesaje: contractul cu tine (art. 6 alin. (1) lit. b)).
- Ca să ținem evidența plăților: obligația legală contabilă (art. 6 alin. (1) lit. c)).
- Ca să ținem serviciul în siguranță (jurnalul de acces, limitele contra abuzului): interesul nostru legitim (art. 6 alin. (1) lit. f)).
Nu vindem datele tale, nu facem reclamă cu ele și nu le dăm firmei la care lucrezi. Nu luăm despre tine hotărâri cu efect juridic doar prin mijloace automate: Kolega îți arată un calcul, iar ce faci cu el hotărăști tu.
6. Cine mai primește date
Lucrăm cu acești furnizori. Fiecare primește doar ce îi trebuie pentru treaba lui:
- Supabase: baza de date, fișierele și conturile. Primește: contul tău, paginile acoperite, rezultatele, plățile și mesajele. Unde: Frankfurt, Germania.
- Vercel: găzduirea sitului. Primește: cererile către sit (adresa IP, pagina cerută) și paginile, cât timp sunt prelucrate. Unde: Uniunea Europeană pentru prelucrare; firma e din SUA.
- Anthropic: modelul AI (Claude) care citește paginile acoperite și scrie explicația. Primește: paginile după acoperire, fără nume, adresă, numere personale sau IBAN. Unde: SUA.
- Stripe: plata cu cardul și factura. Primește: emailul tău, suma și datele cardului (pe care noi nu le vedem). Unde: Irlanda și SUA.
- Resend: trimiterea emailurilor. Primește: adresa ta de email și textul emailului. Unde: SUA.
- Google: intrarea în cont, doar dacă alegi «Intră cu Google». Primește: emailul și numele din contul tău Google. Unde: Uniunea Europeană și SUA.
Anthropic, potrivit condițiilor sale comerciale, nu folosește documentele trimise prin serviciul lor ca să-și antreneze modelele și le prelucrează doar ca să ne dea răspunsul. Emailurile noastre nu conțin niciodată documentul sau rezultatul tău.
7. Date care ies din Uniunea Europeană
Baza de date și fișierele stau în Frankfurt. O parte din furnizori (Vercel, Anthropic, Stripe, Resend, Google) sunt firme din Statele Unite sau prelucrează date și acolo. Transferul se face pe baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană și, unde furnizorul e certificat, a cadrului UE-SUA pentru protecția datelor. La AI ajung doar paginile deja acoperite.
8. Cât timp le ținem
- Paginile acoperite: 90 de zile de la încărcare, apoi se șterg singure. Rezultatul rămâne în cazul tău.
- Cazul, cu rezultatul lui: 3 ani, apoi se șterge singur.
- Contul nefolosit: după 24 de luni fără nicio intrare îl ștergem, cu tot ce are în el. Te anunțăm pe email cu 30 de zile înainte, iar dacă intri din nou în cont, ștergerea se anulează.
- Evidența plăților: cât cere legea contabilă. După ce îți ștergi contul, rămâne doar ce ai cumpărat, cât și când, fără nicio legătură cu tine în baza noastră de date. Factura rămâne la Stripe.
- Mesajele de la «Scrie-ne»: cât ai cont. Dacă ne-ai scris fără cont, le ștergem după 24 de luni.
- Tot ce ștergi tu (un caz sau contul) se șterge pe loc, cu fișiere cu tot.
9. Drepturile tale și unde le folosești
- Să primești o copie a datelor tale: «Descarcă datele mele», din Contul meu.
- Să ștergi un caz: din pagina cazului. Să ștergi tot contul: din Contul meu.
- Să-ți retragi acordul: din Contul meu. Documentele și rezultatele se șterg, iar ce am făcut până atunci rămâne făcut legal.
- Să corectezi o dată greșită, să restrângi sau să te opui unei prelucrări: scrie-ne la contact@hikolega.com. Răspundem în cel mult o lună.
- Să faci plângere la autoritatea de protecție a datelor din România, ANSPDCP (dataprotection.ro), sau la cea din țara în care locuiești.
10. Cum le păzim
- Fiecare om își vede doar cazurile și fișierele lui. Un test automat verifică asta la fiecare schimbare a codului.
- Fișierele stau într-un spațiu privat, iar linkurile către ele sunt valabile doar câteva minute.
- Cine din echipă deschide un mesaj al tău lasă urmă în jurnalul de acces, pe care îl primești în exportul datelor.
- Dacă s-ar întâmpla o scurgere de date care te privește, te anunțăm și anunțăm autoritatea în cel mult 72 de ore.
11. Vârsta
Kolega e pentru oameni de cel puțin 18 ani. Nu prelucrăm cu bună știință date ale copiilor.
12. Versiunea acestei politici
Versiunea 2026-11-13. O salvăm lângă acordul tău, cu data la care l-ai dat. Dacă schimbăm politica într-un fel care contează pentru tine, îți cerem acordul din nou înainte de următoarea încărcare.